Interview Arnaud Stikkelorum: hoe goed ingericht onderhoud je op lange termijn bakken met geld bespaart

Arnaud Stikkelorum is één van de drijvende krachten achter architecten-, ingenieurs- en adviesbureau Meijer & Van Eerden. Als ervaren technisch ingenieur is hij daarnaast verantwoordelijk voor het inrichten van het HUMBLE-platform bij een aantal van onze grote klanten, zoals De Haan, OK Tankstations en Van Mossel.

In dit diepte-interview deelt Arnaud zijn kennis over efficiënt vastgoedbeheer – met name het belang van een goed langetermijnplan: “zodat alles blijft werken en goed onderhouden blijft.” 

“Onderhoudsbeheer is vaak onterecht een ondergeschoven kindje”

Arnaud beschikt over vergaande technische kennis, maar heeft ook een scherp oog voor de menselijke kant van vastgoedbeheer. Uiteindelijk zijn het namelijk de mensen – gebruikers, onderhoudspartijen en inspecteurs – die ervoor zorgen dat een gebouw blijft draaien. Hij zet zijn technische kennis in om organisaties te helpen bij het optimaal inrichten van hun gebouw- en installatieonderhoud. Daarmee vormt hij de brug tussen technische vastgoeddata en doelgerichte actie. Zo blijven gebouwen – en de mensen die ze gebruiken – veilig en gezond.

“Mijn eerste project voor HUMBLE was OK Tankstations,” vertelt Arnaud. “Ik werd door deze partij ingeschakeld om het onderhoudsproces te organiseren voor zo’n honderd locaties, die centraal moesten worden aangestuurd. In overleg met OK is toen gekozen voor HUMBLE, omdat het een online platform is dat heel flexibel in te richten is.”

Wat Arnaud opvalt is dat juist het onderhoudsbeheer in de vastgoedwereld vaak ten onrechte een ondergeschoven kindje is: “De meeste ingenieurs willen graag projectmanager worden en werken het liefst aan grootschalige, prestigieuze bouwprojecten,” legt hij uit. “Maar de kern van bouwen zie je juist terug in het onderhoud. De beste leerschool is eigenlijk onderhoud.”

Hij vervolgt: “Dat komt omdat je daarmee zoveel inzichten krijgt:  je weet wat er mis kan gaan, hoe een gebouw daadwerkelijk wordt gebruikt en waar het in de praktijk fout gaat. Structureel onderhoud wordt vaak belegd door meer ervaren bouwkundigen, die de rust en het overzicht hebben om breder te kijken dan alleen brandjes blussen.” 

Brandjes blussen vs. preventief onderhoud 

En dat is precies waar het volgens Arnaud misgaat in gebouwonderhoud. “De meeste partijen hebben hun onderhoud reactief ingericht. Ze plannen hun onderhoud vaak pas wanneer er een storing of defect optreedt aan het gebouw of een installatie – echt brandjes blussen dus. Dat geeft een goed gevoel als je het probleem weer hebt opgelost, maar het zorgt ook voor veel onrust – zeker als je op grote schaal opereert.” 

Daartegenover staat preventief onderhoud. Hierbij draait het om het slim inrichten van een overkoepelend systeem dat de juiste data omzet in concrete acties. In zo’n systeem breng je al je relevante technische vastgoeddata in kaart en zorg je er tegelijkertijd voor dat je de juiste onderhoudspartijen om je heen verzamelt, die direct kunnen schakelen wanneer er een storing optreedt. “Dit is waar HUMBLE je bij helpt,” aldus Arnaud. “Wanneer er een storing optreedt, wordt deze automatisch gemeld bij de juiste onderhoudspartij, die er direct mee aan de slag kan.” 

Een groot voordeel van deze manier van werken is dat je een veel betere inzicht krijgt in de aard van je onderhoudsproblemen. “Data is key,” vertelt Arnaud. “Je kunt kijken naar terugkerende meldingen: Waar komen ze vandaan? Betreffen ze specifieke locaties of installaties? Je kunt dus veel meer de regie nemen over het onderhoud en de bouw- of verbouwtak informeren over de keuzes die gemaakt moeten worden.” 

Wat preventief onderhoud ook oplevert, is  minimale ‘downtime’. “Als jouw pomp defect is, kost dat je klanten en dus geld. Het interessante is dat tankstationondernemers vaak gefocust zijn op snelwegstations – vanwege de grote doorloop. Als daar een pomp kapot gaat, zijn er nog twaalf andere mogelijkheden om te tanken. Maar bij het kleine tankstation om de hoek, als daar een pomp uitvalt,  kun je de hele boel wel sluiten.”

Een goed systeem is het halve werk, maar goede implementatie is nét zo belangrijk 

De reden dat HUMBLE op het pad van Arnaud is gekomen, ligt in de hoge mate van flexibiliteit die het vastgoedbeheerplatform biedt. “Je kunt het systeem zo inrichten dat je alles in detail kunt omschrijven, alles als assets (elementen) kunt opvoeren en een uitgebreide database kunt bijhouden van relevante zaken. Door deze data inzichtelijk te maken, stuur je niet meer op gevoel, maar op een stuk zekerheid.” 

Daarbij is het wel belangrijk dat het platform zo wordt ingericht dat alle betrokken partijen er makkelijk mee uit de voeten kunnen. “Ik probeer het zo in te richten dat het praktisch is en dat je – afhankelijk van je rol binnen de organisatie – gemakkelijk binnen het systeem kunt werken. Je kunt het zo technisch maken als je wilt, maar je moet ook denken vanuit verschillende doelgroepen.” 

Hij licht toe: “Een aannemer moet helder zien wat de melding is, hoe die moet worden opgelost en welke materialen nodig zijn. Een inspecteur die een wettelijke keuring uitvoert, heeft juist meer inzicht in de technische data nodig. Terwijl iemand op locatie – een kassamedewerker bijvoorbeeld – eenvoudig een melding moet kunnen doen, zoals: ‘het is koud in deze ruimte.’”

Daarom is het vooral belangrijk dat je als implementatiepartner de juiste vertaalslag kunt maken: van simpel naar technisch en andersom. Sommige data is voor de gebruiker niet relevant, maar voor de onderhoudspartij juist wel. Het blijft dus een kwestie van balans: zoveel mogelijk waardevolle data in het systeem opnemen, zonder het onnodig complex te maken voor de gebruiker. "Bedenk dat alles wat je erin stop, je ook weer moet bijhouden," aldus Arnaud. "Dit vergt discipline."

“Elke HUMBLE-klant heeft toegang tot alle functionaliteiten”

Omdat het HUMBLE-platform vrijwel onbeperkt is in mogelijkheden en functionaliteiten, is het van grote toegevoegde waarde om een technisch expert als Arnaud te betrekken bij de inrichting.  “Als je geen weet hebt van alle functionaliteiten, doe je jezelf eigenlijk te kort. Maar als je het systeem eenmalig goed inricht, wordt het heel eenvoudig om alle data optimaal bij te houden. Je hebt er veel baat bij door het vanaf het begin goed neer te zetten.”

Arnaud geeft een passend voorbeeld van hoe een gebruiksvriendelijke inrichting van het platform direct voordelen kan opleveren: “Voor een klant hadden we het systeem bewust eenvoudig ingericht. Een aantal mensen zouden daarmee aan de slag gaan, maar door ziekte en verzuim moest iemand anders – iemand die oorspronkelijk als receptioniste was aangenomen – het werk tijdelijk overnemen. Lang verhaal kort: deze persoon draait nu in haar eentje de dagelijkse operatie voor meer dan 300 locaties.”

Hij vervolgt: “Alles valt en staat met de inrichting van het proces. Daarbij houdt je rekening met zaken als de wensen van de klant, de gebouwonderdelen, wettelijke en periodieke keuringen en alles wat relevant is voor de organisatie. Ik help daarbij. Geef me een paar uur met een HUMBLE-klant en ik kan al een helder beeld schetsen. Het is veel meer dan een eenmalige service, want je bespaart er op lange termijn ook kosten mee.”

Ook wijst Arnaud op de vele functionaliteiten die HUMBLE out-of-the-box biedt. “Elke klant betaalt hetzelfde voor alle functionaliteiten. Het is dus zonde als je mogelijkheden die relevant zijn voor jouw organisatie onbenut laat. Daarnaast kun je het systeem eenvoudig koppelen aan bestaande software, zoals boekhoudsystemen en systemen voor leveranciers- en klantenbeheer. Met de juiste inrichting kun je data slim met elkaar verbinden en nog meer inzicht creëren. Zelfs jouw aannemers kunnen HUMBLE koppelen aan hun eigen systemen. Zodra een onderhoudsmelding daar wordt afgerond, wordt deze automatisch ook in HUMBLE afgemeld.”

Onderhoud als ‘last resort’? 

Onderhoud wordt nog vaak gezien als kostenpost. Er wordt volop geïnvesteerd in de ontwikkeling van nieuw vastgoed, maar zodra er iets kapot gaat, ontstaat er een probleem. Volgens Arnaud is dat vergelijkbaar met een thermostaat: "Het is altijd te warm of te koud – maar als alles goed werkt, hoor je er niemand over. Als je vastgoed ouder wordt en je denkt niet goed na over onderhoud en geplande vervangingsprogramma’s voor onderdelen, kan het op een dag goed misgaan. Door dit slim in te richten, houd je de kosten op de lange termijn laag, voorkom je downtime en creëer je rust doordat reactieve meldingen beheersbaar blijven.” 

De afgelopen tien jaar is er steeds meer bewustwording ontstaan over de kracht van data in vastgoedbeheer. Daardoor wordt onderhoud minder als kostenpost en steeds vaker als besparingsmiddel op de lange termijn gezien. “Voorheen ging het vooral op gevoel, nu is het meetbaar,” aldus Arnaud. “Uiteindelijk gaat het erom dat het systeem zo goed mogelijk aansluit op de (onderhouds)behoeften van de klant. Het helpt om communicatie transparanter te maken, maar het uiteindelijke doel is om e-mail en telefoontjes zoveel mogelijk te verminderen – en daarmee vooral veel tijd te besparen.”

Uiteindelijk draait het over het gezond houden van je vastgoed en het beheersen van kosten op de lange termijn – door vooruit te kijken en beter te anticiperen. Als illustratief voorbeeld noemt Arnaud het onderhoud van houtwerk: “Vaak adviseer je om iedere drie à vijf jaar te schilderen. Doe je dat niet, dan heb je de eerste tien jaar misschien geen problemen, maar daarna ontstaat houtrot en lopen de kosten snel op. In plaats van een relatief eenvoudige schilderbeurt moet je dan delen van kozijnen en ramen vervangen. Je ziet nog steeds dat voor dit soort onderhoud geen budget wordt gereserveerd. Op de lange termijn ben je dus eigenlijk duurder uit. Met een goed onderhoudsplan liggen die kosten juist veel lager.”

Arnaud sluit het interview af: “Toch wordt onderhoud nog altijd een beetje als ‘last resort’ gezien. En daarmee laten mensen echt grote kansen liggen…”

Meer weten over wat HUMBLE voor jouw onderhoudsactiviteiten kan betekenen? Vraag een gratis demo aan met één van onze specialisten.