Zo blijft HUMBLE werken voor de zorginstellingen van Pergamijn

Wat gebeurt er met alle kennis, data en inzichten die een organisatie in de loop der jaren opbouwt wanneer mensen van functie veranderen of de organisatie verlaten? Het is een vraag die binnen vastgoedbeheer relevanter is dan ooit. Zeker in organisaties met een groot en divers vastgoedportfolio kan cruciale kennis al snel verspreid raken over verschillende systemen, documenten en hoofden.

Bij zorgorganisatie Pergamijn is daar de afgelopen periode hard aan gewerkt. Samen met HUMBLE is gebouwd aan één centrale plek voor vastgoed- en assetdata. Inmiddels is het platform geïmplementeerd en beschikt Pergamijn over een stevig digitaal fundament voor toekomstgericht vastgoedbeheer.

Ook wanneer medewerkers nu van functie veranderen of de organisatie verlaten, blijft de informatie die binnen Pergamijn is opgebouwd beschikbaar in het platform. Zo kan de organisatie voortbouwen op de kennis en data die de afgelopen periode zijn verzameld en gestructureerd. Met andere woorden: HUMBLE blijft voor ze werken.

Van losse vragen naar betrouwbare antwoorden

Binnen deze ontwikkeling speelde senior medewerker vastgoed Miriam Roijen een belangrijke rol als key-user. Vanuit haar kennis van het vastgoed en de organisatie was zij nauw betrokken bij de inrichting en implementatie van HUMBLE. Maar – je raadt het al – per 1 oktober gaat Miriam aan de slag bij een andere organisatie.

Toen Miriam bij Pergamijn begon, lag er een belangrijke uitdaging om meer samenhang en centraal inzicht te creëren in het vastgoed en het meerjarenonderhoud. “We zitten in een organisatie die heel lang geen betrouwbaar MJOP heeft gehad,” vertelt Miriam. “Het overzicht van: wat is ons vastgoed en wat hebben wij precies? Dat was er niet. En je kreeg vragen vanuit de hele organisatie van: kun je dit maken, kun je dat, of wanneer komen jullie? En ja, daar konden we geen antwoord op geven.”

Die situatie zal voor veel vastgoed- en facilitaire organisaties herkenbaar zijn. Zonder volledig overzicht van gebouwen, assets, inspecties, onderhoud en bijbehorende data is het moeilijk om verder te kijken dan de vraag van vandaag. Welke gebouwen hebben we eigenlijk? Wat bevindt zich daarin? Wat is de technische staat? Welk onderhoud komt eraan? Wat betekent dat voor de komende jaren en de beschikbare budgetten?

Wanneer die informatie verspreid staat over Excel-bestanden, losse rapportages, documenten en verschillende systemen, kost het niet alleen veel tijd om antwoorden te vinden. Het maakt organisaties ook afhankelijk van de kennis van individuele medewerkers. En precies daar ligt de kracht van een goed ingericht vastgoedbeheerplatform.

Een totaalbeeld op basis van feiten en data

Binnen Pergamijn werd al snel duidelijk waarom HUMBLE bij Pergamijn zou kunnen passen. Niet als een los systeem, maar als een centraal platform waarin verschillende onderdelen van het vastgoedbeheer samenkomen. “HUMBLE is een totaalpakket waar we gewoon heel veel feiten in gaan krijgen en data kunnen verzamelen, en daar word ik heel gelukkig van,” zegt Miriam daarover.

Dat enthousiasme zegt veel over de kern van de implementatie. Want goed vastgoedbeheer begint met weten wat je hebt. Maar uiteindelijk gaat het om meer dan alleen het verzamelen van gegevens. Data krijgt pas waarde wanneer die toegankelijk, betrouwbaar en bruikbaar is. Daarom is binnen HUMBLE gewerkt aan een centrale structuur waarin locaties, gebouwen, objecten, assets, inspectiegegevens, onderhoudsinformatie, documenten en andere relevante vastgoeddata samenkomen. Vanuit die informatie kan Pergamijn verder bouwen aan inzicht, planning en besluitvorming.

De implementatie sluit daarmee aan op een bredere ontwikkeling binnen de zorgsector. Vastgoed moet niet alleen beheerd worden; het moet organisaties ook helpen om vooruit te kijken. Zeker wanneer budgetten onder druk staan, regelgeving verandert en vastgoed steeds nadrukkelijker onderdeel wordt van strategische keuzes.

De implementatie stopt niet wanneer een medewerker vertrekt

De kracht van de implementatie zat daarbij niet alleen in het platform zelf, maar juist in het verbinden van vastgoedkennis, processen en data. Vanuit haar kennis van het vastgoed en de organisatie hielp Miriam om de beschikbare informatie te structureren en te vertalen naar een werkbare inrichting binnen HUMBLE.

Juist daarom is het mooi dat het resultaat van die inspanning niet verdwijnt wanneer een medewerker een nieuwe stap zet. Miriam gaat straks verder bij een andere organisatie, maar de vastgoed- en assetdata die binnen Pergamijn is verzameld en gestructureerd, blijft beschikbaar voor de collega’s die met het vastgoed verder werken.

Nieuwe medewerkers kunnen hierdoor voortbouwen op de kennis en informatie die binnen Pergamijn is opgebouwd. De kennis zit niet alleen in hoofden, mailboxen of persoonlijke bestanden, maar is vastgelegd in een centrale digitale omgeving. Dat maakt een organisatie minder afhankelijk van individuele personen en helpt om continuïteit te creëren in het vastgoedbeheer.

Een stevig fundament voor de toekomst

De implementatie van HUMBLE bij Pergamijn is daarmee niet het eindpunt, maar juist het begin. Nu het vastgoed centraal inzichtelijk is en relevante data binnen één platform samenkomt, kan de organisatie verder bouwen aan een actueel en betrouwbaar MJOP, beter inzicht in de technische staat van gebouwen en assets, en beter onderbouwde prognoses, begrotingen en rapportages.

Dat is ook precies waar een platform als HUMBLE voor bedoeld is: niet alleen om informatie op te slaan, maar om data gedurende de hele levenscyclus van vastgoed toegankelijk en bruikbaar te houden. Inspecties, onderhoud, assets, documenten, compliance en andere relevante gegevens hoeven geen losse werelden te zijn. Wanneer informatie samenkomt, ontstaat een completer beeld van wat er speelt en waar actie nodig is. Zo blijft het werk dat vandaag wordt gedaan ook morgen waardevol.

Een kijkje in de keuken voor andere zorgorganisaties

Pergamijn staat uiteraard niet alleen in deze uitdaging. Veel zorgorganisaties zijn bezig met de vraag hoe zij meer grip kunnen krijgen op hun vastgoed en assetmanagement.  Miriam nodigt organisaties die met dezelfde vragen rondlopen dan ook graag uit om bij Pergamijn te komen kijken: “Voor de overige zorgorganisaties die ook zoekende zijn naar een goed vastgoedbeheersysteem, zou ik ze altijd welkom willen heten om bij ons eens een kijkje in de keuken te nemen. Want ik denk dat de ogen open gaan en dat je er ook net zo blij van wordt als ik.” 

Een mooiere bevestiging van een succesvolle implementatie is misschien moeilijk te krijgen. Want uiteindelijk draait digitalisering niet om het platform zelf. Het draait om wat een organisatie ermee kan doen: meer inzicht, minder afhankelijkheid van losse kennis, betere samenwerking, en beslissingen die gebaseerd zijn op feiten in plaats van aannames.

Bij Pergamijn is daarvoor nu een stevig fundament gelegd. De basis die binnen Pergamijn is gelegd, biedt daarmee een stevig vertrekpunt om het vastgoedbeheer verder te ontwikkelen. Een resultaat waar Miriam met recht trots op is en waar Pergamijn de komende jaren op kan voortbouwen. En ondertussen blijft HUMBLE gewoon doen waarvoor het is gebouwd: zorgen dat vastgoedkennis behouden blijft, data toegankelijk is en organisaties kunnen blijven bouwen aan de toekomst.

Benieuwd hoe Pergamijn eerder begon met HUMBLE?

Eerder spraken we Miriam al over de eerste stappen die Pergamijn zette met HUMBLE. Over het in kaart brengen van locaties, het combineren van inspectiedata met kennis uit de praktijk en het bouwen aan één centraal overzicht van het vastgoed.

Lees hier het eerdere verhaal over hoe Pergamijn stap voor stap werkte aan meer grip op tientallen zorglocaties.